Comment bien rédiger le cahier des charges ? : La première étape d'un projet web

Les 12 étapes de la rédaction du cahier des charges pour un projet digital

Le cahier des charges est un document servant de référence pour formaliser les objectifs visés par le commanditaire pour son projet. Les contraintes de temps, techniques et esthétiques doivent aussi y figurer. Il est donc important que cet écrit soit clair pour qu'il puisse poser les bases du projet web.

Le cahier des charges peut paraître complexe à écrire, c'est pour cela que nous vous proposons ce guide de 12 étapes qui saura vous aider lors de sa rédaction

1- L’origine de votre projet

Pour bien contextualiser le projet, une présentation des différentes motivations qui vous ont amené à avoir cette idée est pertinente pour bien commencer la rédaction du cahier des charges. En fonction du projet il sera possible d’y ajouter des informations qui vous semblent importantes. Par exemple, dans le cas d’un projet de refonte, et qu’il y a déjà un site internet existant, une bonne idée est d’y ajouter un petit historique mais aussi une analyse des forces et des faiblesses afin de bien pouvoir cerner les priorités du projet.

2- Les résultats concrets attendus

La description claire et précise des résultats attendus lors de l’écriture d’un cahier des charges va aider à bien délimiter le champ d’action mené sur le site internet ou l’application par exemple. Il faudra aussi que ces objectifs soient quantifiables et mesurables, pour faciliter la prise de décision future.

Voici une liste de quelques exemples présentant ce qui pourrait être écrit dans le document:

• Augmentation du trafic sur le site internet

• Moins d’abandons dans le tunnel de conversion

• Une nouvelle image de marque

• Une augmentation du taux de conversion

• Une version AMP ou responsive du site

3- Définition de la cible

C’est une étape incontournable, en effet pour l’agence digitale savoir à qui on va s’adresser à travers le site internet, l’application mobile ou bien la web app est essentiel car, en fonction de la cible, des différences de design ou bien de fonctionnalités peuvent être importantes.

Pour bien la définir la cible il vous faudra répondre à ce type de questions, qui sont-ils? quel est leur problème ou besoin auquel le site internet va répondre? quelles sont leurs inhibitions?

L’idéal est d’établir un “persona” pour avoir un profil type du visiteur, grâce à lui il sera possible par la suite de présenter des scénarios d’utilisation pour bien présenter les fonctionnalités de votre projet digital.

4- Benchmark de la concurrence sur le web

Que ce soit pour vous ou pour l’agence web, connaître l’environnement concurrentiel online de l’entreprise est primordial pour tout bon projet web. Il vous faudra les lister sous forme de concurrents directs et indirects, mais aussi les analyser pour savoir quelles menaces ils représentent. L’étude pourra se faire en vous faisant passer pour un internaute type afin de repérer les bonnes pratiques et les erreurs qui seront à éviter.

5- Le budget de votre projet digital

Pour bien définir et prioriser les étapes du projet web le budget est un incontournable, en particulier pour l’agence digitale qui saura vous proposer une offre adéquat par rapport aux moyens que vous voulez allouer. Il n’est cependant pas obligatoire que le budget soit un chiffre exact, mais plus une fourchette laissant suffisamment d’amplitude pour que l’agence web propose des ajustements si nécessaire.

6- L’aspect technique du projet

Chaque entreprise a son propre fonctionnement technique, en particulier lorsque le projet se place dans une optique de mise à niveau de l’existant. Il peut y avoir par exemple des contraintes de sécurité online, l'hébergement utilisé, la connexion avec des API internes, des limites éventuelles du parc informatique, etc … Pour répondre à ces questions et anticiper d'éventuelles contraintes, contacter le service technique de l’entreprise - s’il y en a un - est une bonne idée.

7- La charte graphique de votre entreprise

En fonction de ce que vous avez déjà, il vous faudra décrire le plus fidèlement possible l’identité graphique de votre entreprise pour que ce soit appliqué et adapté à votre projet web. La charte graphique devra contenir des visuels comme le logo, les couleurs, les polices d’écriture, images ou encore des outils de communication visuelle, etc … Les documents seront transmis par la suite aux webdesigners de l’agence de création web qui pourront procéder à leur adaptation et la conception de nouveaux visuels.

8- Vos attentes envers l’agence digitale

Ici vous présenterez les différents livrables que vous souhaitez obtenir à la fin de la réalisation de votre projet digital.

Dans cette rubrique vous pourrez répondre à ce type de questions:

• L’agence web devra concevoir et réaliser le site web, l’application pour smartphone ou bien la PWA (Progressive web app) de A à Z?

• Uniquement le design?

• La réalisation d’un point technique?

• La rédaction de contenus en pensant SEO?

• La gestion de campagnes AdWords?

Les attentes seront aussi à définir en fonction des compétences que vous avez en interne, il vous faudra alors définir précisément qui fait quoi lors de la réalisation du projet digital.

9- L’organisation interne de votre projet web

Pour travailler en harmonie avec l’agence web, la communication sera de mise, vous devrez communiquer en amont et tout au long du projet l’aspect organisationnel touchant le projet de votre entreprise. Cela permettra d’établir une planification cohérente et adaptée en fonction du planning de l’agence.

10- L’espace d’administration online

Suite à la réalisation du projet, l’administration est un point important. Selon les compétences et l’expérience de l’administrateur et les besoins d’administration, le back office sera adapté. En effet, l’agence digitale va activer ou personnaliser des fonctionnalités clés dans le CMS, cependant les fonctionnalités ne doivent pas être prises à la légère puisque en fonction de leur complexité, le budget pourra sensiblement augmenter.

11- La mise en ligne du projet digital

L’idée est de décrire quels points du projet devront impérativement être livrés à une date spécifique, cela permettra de définir une planning plus précis et de prioriser correctement les tâches du côté de l’agence web.

12- Le cadre de l’appel d’offres

Vous pourrez décrire dans cette rubrique quels autres prestataires vous avez contacté et quelles sont vos attentes pour chacun. C’est aussi le moment de spécifier les doutes et inquiétudes que vous avez mais aussi les aspects du projet qui vous paraissent risqués ou complexes.

En suivant ce guide, vous savez maintenant comment bien rédiger un cahier des charges pour votre projet digital. Cependant, chaque projet est unique, il correspond à des besoins et un contexte différent, ce guide est donc plus un canevas qu’un guide à suivre à la lettre. Vous pourrez bien évidemment l’adapter, le réduire ou le compléter selon vos nécessités et vos impératifs.

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